Formato informe A3

Si bien no existe un formato firmemente establecido para el informe A3, suele contener las siguientes secciones:

1.    Antecedentes: breve sección que clarifica el problema y agrega contexto.

2.    Situación actual: muestra una visión general del proceso y cuantifica la dimensión del problema.

3.    Objetivos de mejora: establece los objetivos concretos de mejora que deberán estar alineados con la estrategia operativa de la compañía.

4.    Análisis de las causas: este paso es el más importante. Si la causa no está claramente indicada, podrás resolver el problema equivocado o no resolverlo correctamente. Se genera el diagrama causa efecto y el análisis detallado de los problemas y sus causas empleando la técnica de los 5 Por qué.

5.    Acciones de mejora: Sólo cuando las causas del problema estén bien definidas se debe iniciar la búsqueda de soluciones. Para grandes proyectos, las contramedidas podrían tener planes de acción asociados con ellos. Se genera un consenso involucrando a las personas afectadas sobre cuáles son las mejores soluciones de todas las posibles medidas a aplicar. Diseña las medidas específicas a aplicar. Estimar los resultados deseados a nivel cuantitativo.

6.    Plan de acción: Hay que desarrollar el plan de acción con las acciones muy detalladas, determinando responsables únicos, que se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de inicio y fin.

7.    Seguimiento de resultados: Determinación de los Indicadores adecuados para la verificar que las medidas adoptadas tienen un efecto positivo y se acercan a los objetivos inicialmente planteadas. Paso clave como siempre en la mejora continua, controlar los indicadores de seguimiento para poder evaluar y corregir. Desarrolla el plan de acción tal cual se ha diseñado. En la fecha especificada en el plan de seguimiento, medir y documentar los resultados de la ejecución. Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investigar por qué y aplicar las contramedidas y nuevas acciones que permitan obtener los resultados previstos.